Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website von PodoCRM und für die Konten der Praxen, die PodoCRM nutzen. Für die Daten der Patientinnen und Patienten, die eine Praxis in PodoCRM verarbeitet, ist die jeweilige Praxis Verantwortliche; wir verarbeiten diese Daten nur in ihrem Auftrag (siehe Auftragsverarbeitungsvertrag). Patientinnen und Patienten wenden sich mit Fragen bitte an ihre Praxis.

1. Verantwortlicher

[FIRMENNAME]
[ANSCHRIFT]
E-Mail: [E-MAIL]
Telefon: [TELEFON]

Datenschutzbeauftragte/r: [DATENSCHUTZBEAUFTRAGTE/R ODER HINWEIS, DASS KEINE BENENNUNGSPFLICHT BESTEHT]

2. Aufruf der Website

Beim Aufruf der Website verarbeitet unser Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browser-Kennung (User-Agent).

• Zweck: Auslieferung der Website, Sicherheit (z. B. Abwehr von Angriffen, Begrenzung von Anmeldeversuchen)
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb)
• Speicherdauer: Server-Protokolle [SPEICHERDAUER DER SERVER-LOGS]; Sicherheitsprotokolle der Anwendung siehe Abschnitt 4

Keine Tracking- oder Analyse-Dienste, keine Werbe-Cookies. Schriften werden von unserem eigenen Server geladen, es werden keine Inhalte von Google Fonts oder vergleichbaren Diensten nachgeladen.

3. Cookies und lokale Speicherung

• Sitzungs-Cookie (__Host-podo_session, in der Entwicklung podo_session): nur nach der Anmeldung, technisch notwendig, HttpOnly, läuft nach höchstens 12 Stunden ab. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
• Hell/Dunkel-Einstellung (podo-theme im lokalen Speicher des Browsers): speichert nur Ihre Anzeigewahl auf Ihrem Gerät, wird nicht an uns übertragen. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.

4. Registrierung und Nutzung durch Praxen

Wenn Sie eine Praxis registrieren oder als Mitarbeitende/r ein Konto erhalten, verarbeiten wir:

• Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als sicherer Hash, Argon2id), optional das Geheimnis für die Zwei-Faktor-Anmeldung (verschlüsselt)
• Praxisdaten (Name, Anschrift, Kontaktdaten, Steuerangaben für Rechnungen)
• Sicherheits- und Zugriffsprotokoll (Anmeldungen, Zugriffe auf Akten, Exporte, Änderungen von Einstellungen) mit Zeitpunkt, Benutzer und IP-Adresse

• Zweck: Bereitstellung des Dienstes, Vertragserfüllung, Datensicherheit
• Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO (Datensicherheit nach Art. 32 DSGVO)
• Speicherdauer: für die Dauer des Vertrags; nach Kündigung Löschung nach 30 Tagen Karenzzeit (siehe AGB § 9). Rechnungen an die Praxis bewahren wir nach den steuerrechtlichen Fristen auf.

5. Abrechnung des Abonnements

Für die Abrechnung des Abonnements setzen wir [ZAHLUNGSDIENSTLEISTER, z. B. STRIPE] ein. Dabei werden Rechnungs- und Zahlungsdaten der Praxis verarbeitet, keine Patientendaten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO. Hinweise zur Drittlandübermittlung: [ANGABEN DES ZAHLUNGSDIENSTLEISTERS].

6. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO) und löschen sie, wenn die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten bestehen.

7. Empfänger

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein, die Daten nur nach unserer Weisung verarbeiten. Die aktuelle Liste finden Sie unter Unterauftragnehmer. Eine Verwendung von Daten zum Training von KI-Modellen findet nicht statt.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, z. B. bei der für uns zuständigen Behörde: [ZUSTÄNDIGE AUFSICHTSBEHÖRDE].

9. Sicherheit

Die Übertragung ist durchgehend mit TLS verschlüsselt. Wie wir Daten in der Anwendung schützen, beschreiben wir auf der Seite Sicherheit.